Shteti pa memorie, mungojnë dokumente edhe prej 40 vjetësh – ERTV

Shteti pa memorie, mungojnë dokumente edhe prej 40 vjetësh

Një auditim i Kontollit të Lartë të Shtetit në Arkivën e Shtetit nxorri në pah një sërë problematikash që nisin nga kushtet e papërshtatshme ku mbahen dokumentet, mosrespektimi i afateve për dorëzimin e dokumentacionit, mospërpunimi i tyre e deri tek niveli i ulët i digjitalizimit.

Sipas KLSH, mbi 70% e fondit arkivor të DPA-së ruhet jashtë standardeve arkivore të parashikuara nga Normat Tekniko-Profesionale të Republikës së Shqipërisë. Një nga vendruajtjet kryesore, ajo e Shkozës, ndodhet në kushte tejet të amortizuara, ndërsa shumica e institucioneve fondkrijuese kanë tejkaluar afatin normal të dorëzimit të dokumenteve në arkivin e përhershëm duke mospërpunuar fondet arkivore.

Drejtorii e Përgjithshëm i Arkivit, Ardit Bido i njeh këto probleme . Në një intervistë për Gazetën Si, ai shpjegon rastit zgjidhjet që u janë dhënë e po u jepen.

Zoti Bido, raporti i KLSH flet për një mesatare të lartë të mosdorëzimit dhe mospërpunimit të dokumentacionit. Cila është gjendja?

Problematika është madhore dhe është ndër dy gangrenat më të mëdha, që do ta quaja unë, të arkivave dhe memories tonë kombëtare. Mosdorëzimi i dokumentacionit, mospërpunimi i tij, dorëzimi me vonesë, apo diçka që ka ndodhur më herët që problematikë madhore, dorëzimi i papërpunuar i dokumenteve në arkivë, në sasi të tilla që do të duhej 200 vjet që të përpunohen nëse do të lihej ashtu siç është.

A ka përpunuar Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave dokumentacionin e papërpunuar të institucioneve të tjera?

Ka ndodhur që në një periudhë të gjatë kohore arkivi ka pas pranuar dokumentacion të papërpunuar. Janë 2-3 kulme në këtë drejtim. Një në 2003 dhe një në 2009 dhe 2010, që janë sasi voluminoze dokumentacioni të papërpunuar që nuk duhet të kishin hyrë në arkiv, ose që duhet të kishin hyrë në arkiv me një marrëveshje funksionale që detyrimi i përpunimit të ishte i institucioneve të tjera. Në plan pune kur unë kam nisur punën në Drejtorinë e Përgjithshme të Arkivave ishte plani i punës 120-vjeçar. Pra duheshin 120 vjet për të përpunuar ato. Ajo çfarë ne kemi bërë deri në 2016 është që kemi detyruar institucionet shtetërore për të përpunuar dokumentacionin e papërpunuar të tyre, një proces që ka ecur mjaft mirë vitin e kaluar, që ishte viti i parë i aplikimit të mirëfilltë të kësaj. Janë diku tek 35 punonjës të institucioneve që punojnë tek ne për këtë dokumentacion të papërpunuar. Është një proces i cili po ecën, por problematika është më e gjerë. Nga ana tjetër kjo çfarë sillte në vetë funksionimin e arkivit? Sillte që për herë të fundit skedat, mjeti i informimit, që është detyrë funksionale e AQSH-së, të jenë bërë në vitin 1994 në mënyrë të organizuar. Pra një proces pune që nga viti 1994 nuk është bërë. E kemi shtyrë pak në kohë. Mund ta nisim që në 2017 sepse, siç e thashë u liruan punonjësit nga një detyrë që siç e thashë nuk duhet ta kryenin dhe jo vetëm nuk duhet ta kryenin, por është joefektive, sepse 10 punonjës ishin që merreshin me përpunimin, ndërkohë që sot janë 35 nga institucionet e tjera që merren me përpunimin. Ne kemi bërë një periudhë tranzitore deri në qershor të këtij viti, sepse i kemi angazhuar këta punonjës që të merren me procese të tjera tranzitore, siç është deklasifikimi masiv, që ka përfunduar. Janë diku tek 700 mijë dokumente që janë deklasifikuar vitin e kaluar me këtë staf. U lirua ky staf dhe nga qershori do të nisë një proces tjetër me këtë staf, që është krijimi i skedave elektronike. E shtymë në kohë sepse bashkarisht ka nisur edhe digjitalizimi.

A i ka DPA burimet njerëzore të mjaftueshme, si për përpunimin e dokumentacionit, ashtu edhe për digjitalizimin?

Për mua është staf i mjaftueshëm nëse nuk merren me përpunimin, me të cilin nuk duhet të ishin marrë. Kuptohet gjithmonë që ka nevojë për më shumë, por besoj që është i mjaftueshëm.

Cilat institucione që janë më problematike në dorëzimin e dokumentacionit, qendroret apo vendore?

Qendroret. Edhe vendoret, por qendroret kanë ruajtur vazhdimësinë, ndërsa vendoret janë krijuar pas 1990. Është gangrenë e madhe sepse dokumentacioni i papërpunuar është një dokumentacion që nuk ekziston. Vonesat në dorëzimin e dokumentacionit janë të mëdha. Ka institucione që kanë 40-50 vjet që nuk kanë dorëzuar. Mesatarja është diku tek 26 vite. Janë shumë institucione të tilla. Problematika është madhore, por jemi në rrugë të mbarë në kuptimin që numri i institucioneve që kanë dorëzuar dokumentacionin tek arkivi vjet është sa dyfishi i mesatares së dorëzuar më herët. Është viti që janë dorëzuar më shumë dokumentacione nga institucionet.

Ky dokumentacion që është dorëzuar për 2018 është i përpunuar nga vetë institucionet?

Absolutisht. Sa kam hyrë në detyrë gjëja e parë që kam kërkuar ishte kjo. Prej 2017, një tagër që ja ka dhënë ligji DPA, e që nuk ishte aplikuar asnjëherë ne e kthyem në funksional. Tashmë DPA është kthyer në një inspektoriat shtetëror. Pra kemi të drejtë të vendosim gjoba, të marrim masa administrative nëse nuk plotësojnë dokumentacionin. Por, do të ishte moralisht e padrejtë që ne të vendosnim gjoba për përpunimin. Problematika është aq e prapambetur saqë nuk mundet që të akuzosh drejtuesin aktual të një institucioni për një problem që ai e ka të trashëguar. Kështu që ne po punojmë për një zgjidhje të mëtejshme, që DPA dhe Këshilli i Lartë i Arkivave kanë dorëzuar tashmë propozimet për ndryshime ligjore në dy drejtime paralele. E para ka të bëjë me rritjen e afatit të dorëzimit të dokumentacionit në AQSH në 25 vjet, e cila është një formë “legalizimi” e situatës aktuale ku janë institucionet që kanë mesataren prej 26 vitesh të mbartur, por që nuk është bërë për efekt legalizimi. Arsyeja se përse kjo është bërë sepse ky është standardi ndërkombëtar. Ka qenë jonormal 10-vjeçari që ne kemi pasur. Është bërë për çështje tranzitore kur është bërë. Kështu që me një gur vriten dy zogj dhe ja dilet që të mundet të arrijmë në pikën zero dhe nga ana tjetër po në ndryshimet ligjore të propozuara nga Këshilli i Lartë i Arkivave është propozuar që tashmë mosdorëzimi i dokumentacionit në AQSH në fund të afatit 25-vjeçar, nëse ky ligj do të kalojë dhe besoj që gjatë këtij viti do të kalojë, do të shoqërohet nga gjoba të përmuajshme taksative për shkak të ligjit dhe jo më thjesht për çështje inspektoriati.

Mendoni se do ta zgjidhë, sepse kjo historia e gjobave që u vendosen institucioneve këtu tek ne është e gjatë? Ka institucione qendrore e vendore që kanë gjoba të mbartura për çështje të ndryshme

Gjoba nuk i vendoset institucionit. I vendoset titullarit të institucionit dhe përgjegjësit të Sekretarisë së Arkivit.

Cilat janë kushtet që ruhet fondi arkivor? KLSH thotë se 70 përqind e fondit arkivor ruhen në kushte të papërshtatshme, temperaturë, lagështi dhe mungesë e rojes së sigurisë natën.

Kjo është gangrena e dytë. Nëse gangrena e parë ishte mospërpunimi dhe mosdorëzimi, gangrena e dytë është mosruajtja. Kjo e tashmë e ka gjetur zgjidhjen. Prej vitit të kaluar ka nisur ndërtimi i vendruajtjes së re në Shkozë, një investim i Qeverisë shqiptare, e cila është praktikisht investimi i parë i madh që është bërë në arkiva prej vitit ’90, e cila do të përfundojë në fund të këtij viti, ose në fillim të vitit tjetër. Në këtë kuptim, pjesa e sigurisë fizike të dokumentacionit nga pikëpamja e faktorëve të jashtëm dhe atmosferikë. Nga ana tjetër, prej këtij viti, që ka qenë një problematikë e imja shumë e madhe që ka qenë mungesa e ruajtjes fizike të arkivave prej vitit 2008, me përjashtim të godinës së Arkivit Qendror Shtetëror. Të gjitha godinat e tjera nuk kanë pasur ruajtje sepse u hoq policia shtetërore, nga ana tjetër kontraktimi i policive private nga pikëpamja buxhetore është e pamundur. Por, prej këtij viti nëpërmjet një kontrate të vrojtimit dhe sigurisë edhe kjo merr fund. Mund të themi që edhe nga pikëpamja e faktorëve të jashtëm njerëzorë, edhe nga pikëpamja e faktorëve të jashtëm atmosferikë, fundi i këtij viti e gjen të zgjidhur këtë problematikë.

 

KLSH thotë që digjitalizimi është në masën 0.2 për qind, kaq është?

Kaq është masa, 0.2 për qind deri në qershor të 2018. Në qershor 2018 ka nisur digjitalizimi masiv në AQSH, ku ne kemi rritur kapacitetin skanues nga 600 dokumente në ditë, që ka qenë më herët në 11.701 dokumente në ditë. E thënë ndryshe, ne bëjmë në 10 ditë pune aq sa bëhej në një vit.

AQSH i ka kushtet teknike për të vazhduar me këto ritme?

Prej qershorit jemi në këto lloj kapacitetesh skanuese, e cila shoqërohet më pas me të gjithë konceptin që flasim. Jo vetëm është rritur kapaciteti skanues, por kemi katalogët online, që është baza më e madhe e shkencave albanologjike, që është 2 mln tituj dosjesh që gjenden në AQSH, por që çdokush mund të hyja nga shtëpia dhe t’i shikojë, kemi shërbimin e arkivave online, që përmes aplikacionit mund të hyjë të kërkojë dosjet me pagesë dhe t’i marrë dhe brenda pak ditësh ne prezantojmë sallën e re, e cila është një inovacion teknologjik ku studiuese përmes një karte digjitale mund të futet në kompjuter dhe i hapet ajo çfarë ka kërkuar nëpërmjet asaj që ai ka kërkuar nëpërmjet modulit të paracaktimit të vizitës në sallë. Kuptohet, në sallën e studimit është falas, ndërsa arkivi online është me pagesë.

Përmbushja e gjithë këtij cikli përmbyllet në maj-qershor të këtij viti me punën që s’është bërë nga 1994, që tashmë nuk është skedim më në letër, që i ka ikur koha, por plotësimi i metadatave të dokumenteve në sistemin elektronik që do të bëhet nga stafi i AQSH për të përmbyllur të gjithë procesin e digjitalizimit.

KLSH shprehet kundër arkivave private dhe flet për koncesione. A po jepen me koncesion edhe arkivat?

Është një praktike që bëhet në të gjithë botën. Ne morëm modelin letonez si bazë për VKM-në. Kjo nuk ka lidhje me PPP. Koncepti i arkivit privat është një arkiv historik, le ta themi që Dhoma e Notërisë nesër vendos që ta krijojë dhe jo çdo noter të ketë një dhomë arkiv, por të krijojë një arkiv të përbashkët privat të noterëve, siç është në Maltë për shembull. Ekzistojnë rastet kur institucionet, për shkak të veprimtarisë së tyre kanë nevojë që për një periudhë të caktuar kohore të ruajnë dokumentacionet në një arkivë private.

Cila është siguria e garancia e arkivave private?

Që ky arkiv privat të licencohet duhet të ketë sistem kundër zjarrit, sistem lagështie, ruajtje fizike dhe kështu me radhë. Ne e kemi kufizuar në tre drejtime. Ka një komunikim të 2003, mes Ministrisë së Drejtësisë dhe DPA kur po bëhej ligji, që e lë të hapur që Arkivi Qendror Shtetëror mund të kontraktonte një arkiv privat. Ne e kemi kufizuar këtë që përjashton arkivat historikë, jemi ne, arkivi i Ministrisë së Brendshme, arkivi i Ministrisë së Jashtme e të tjerë. Kemi thënë asnjëri prej nesh sepse ne jemi venddepozitimi final i dokumentacionit. Institucionet që kanë volume të përkoheshme mund të kontraktojnë arkivin privat deri në çastin që e dorëzojnë tek ne, deri kur mbushen 10 vjet, por gjithmonë nëse përmbush kosto-efektivitetin, që do të thotë se nëse ata (institucionet) kanë ambientet e tyre nuk mund t’i çojnë në vend tjetër. Deri më tani nuk kemi asnjë licencim të arkivit privat.